Je hebt de schoonmaak van je kantoor uitbesteed. Maar hoe weet je of het werk wordt gedaan zoals afgesproken? Wachten tot collega’s gaan klagen is geen controle. Met een paar vaste gewoontes houd je grip op de kwaliteit, zonder dat je er zelf elke dag achteraan hoeft.
Begin bij wat je hebt afgesproken
Controleren kan alleen als duidelijk is wat er moet gebeuren. Kijk daarom eerst naar de afspraken: welke ruimtes, welke taken en hoe vaak? Staat er alleen “reguliere schoonmaak”, dan valt er weinig te beoordelen. Een overzicht per ruimte maakt het verschil tussen een gevoel en een vaststelling. Ontbreekt dat overzicht, vraag er dan om. In ons artikel over hoe vaak een kantoor moet worden schoongemaakt lees je hoe je taken en frequentie indeelt.
Loop een vaste ronde
Kies een vast moment, bijvoorbeeld eens per maand, en loop steeds dezelfde route: entree, werkplekken, vergaderruimtes, pantry en sanitair. Kijk op de plekken die bezoekers en medewerkers het eerst zien, maar ook op plekken die makkelijk worden overgeslagen: plinten, deurklinken, de bovenkant van kasten en de hoeken achter de afvalbak.
Loop de ronde het liefst kort na een schoonmaakbeurt. Aan het eind van een drukke werkdag zegt de staat van de pantry meer over het gebruik dan over de schoonmaak.
Leg vast wat je ziet
Noteer je bevindingen kort en concreet: welke ruimte, wat viel op en wanneer. Een foto zegt vaak genoeg. Zo voorkom je discussie over indrukken en zie je na een paar rondes of iets een incident is of een patroon. Schrijf ook op wat goed gaat. Dat maakt het gesprek met je schoonmaakbedrijf eerlijker en prettiger.
Maak melden makkelijk
Collega’s zien dagelijks meer dan jij in één ronde. Spreek af waar zij een opmerking kwijt kunnen en wie die doorgeeft. Eén aanspreekpunt aan jullie kant en één bij het schoonmaakbedrijf werkt het best. Losse berichten aan verschillende mensen raken zoek, en dan lijkt het alsof er niets mee gebeurt.
Bespreek de resultaten op vaste momenten
Plan een kort overleg met je schoonmaakbedrijf, bijvoorbeeld elk kwartaal. Bespreek wat goed gaat, wat terugkomt en of het gebruik van het pand is veranderd. Meer mensen op kantoor, een extra vergaderruimte of andere openingstijden vragen soms om een andere planning. Zo wordt controle geen afrekening, maar een manier om de afspraken passend te houden.
Vraag hoe het schoonmaakbedrijf zelf controleert
Een goed schoonmaakbedrijf wacht niet tot jij iets meldt. Vraag hoe zij hun eigen werk nalopen: wie controleert, hoe vaak en wat gebeurt er met de uitkomst? Bij Frisse Jongens leiden we medewerkers op om verder te kijken dan de takenlijst, en we ontwikkelen een eigen app voor instructies en kwaliteitscontrole. Daarmee willen we per locatie inzichtelijk maken wat er is gedaan.
Grip zonder er een dagtaak van te maken
Heldere afspraken, een vaste ronde, korte notities en een overleg op vaste momenten: meer is er meestal niet nodig om de kwaliteit van je kantoorschoonmaak te bewaken. Wil je weten hoe wij dat voor jouw locatie aanpakken? Bekijk onze periodieke schoonmaak of vraag een offerte aan.
Geschreven door Harald Zwierenberg, directeur en oprichter van Frisse Jongens.